¿Cómo hacer hojas de balance general con Excel para llevar la contabilidad?
En estos documentos se conocen las cuentas históricas de toda compañía. Allí se colocan los activos, las deudas con terceros y accionistas. Realizar uno se te haría muy sencillo si tienes conocimientos contables, pero ya con un programa podría resultar complejo. Así que te iremos explicando cómo hacer hojas de balance general con Excel para llevar la contabilidad, con unos simples trucos.
¿En qué secciones puedes dividir un balance general en Excel?
Una manera muy sencilla es separando en 3 partes el documento con base en sus columnas para introducir una serie de datos. Esto implica que le asignes un apartado por completo al activo, otro al pasivo y por último, al patrimonio. Podrías hacerlo todo de manera vertical, o bien se puede colocar el activo a la izquierda y tanto el pasivo como patrimonio a la derecha.
Aquí no se necesita una absurda cantidad de 8 columnas para toda la información, ya que se puede resumir en solo tres. Entonces, se haría de la siguiente manera: primero comienzas con los recursos económicos y su clasificación correspondiente. Allí vas anotando las partidas del circulante o corriente (de lo más líquido a lo menos).
Prosigue con el activo que se tiene a largo plazo y la división del mismo. En la parte siguiente vas añadiendo el pasivo corriente y luego el que no es. Finalizas el proceso colocando el capital y listo. También podrías poner en la parte izquierda todo lo que es el activo y a mano derecha el pasivo y capital.
¿Qué fórmulas son útiles para la creación de balances generales en Excel?
Al momento hacer las hojas de balance general con Excel para llevar la contabilidad, encontramos facilidades gracias a sus formulas y distintas maneras de graficar como hacer un indicador de semáforo con fechas de vencimiento para pagos, o metas que debes cumplir.
No obstante, aquí no es tan necesario saber mucho del programa, debido a que con una sola bastará. Se trata de que logres aplicar la función de suma en la plataforma, ya que así tendrás los totales.
Por ejemplo, tienes un activo corriente que ocupa un rango de 12 casillas, se introduce desde la celda A5 hasta la A16. Por lo que, en la columna A se coloca el nombre de la cuenta, como efectivo, caja, bancos, deudas por cobrar, entre otros. Pero es en la columna B donde irían sus montos, entonces en la celda B17 ejecutas la función. En tal sentido, quedaría de la siguiente manera '=SUMA(B5:B16)' y oprimes enter.
Así mismo, se deberá realizar con los demás datos, como sería activo, no corriente, el pasivo, corriente y no, junto con la clasificación del capital. Ahora, para determinar el total de este, solo haces la suma de manera individual o copia la información desde el block. Lo cual se haría tomando la celda para el resultado del activo corriente y el no corriente. También se realiza el mismo y se determina el pasivo, capital y la suma de ambos.
¿Cómo crear una hoja de balance general en Excel?
En el caso anterior se te fue comentando el modo de calcular los resultados que forman parte de esto. Ahora bien, para que tú crees un estado de situación financiera, es necesario conocer más de contabilidad que de Excel. En realidad se debe a que no es difícil hacerlo en el programa.
A continuación, te iremos describiendo cómo puedes clasificar las cuentas para el balance y resolverlo. Presta la mayor atención posible a fin de que te quede claro y sepas hacerlo por tu propia cuenta. Por ello, te vamos a indicar la organización de los activos, pasivos y la sección del capital contable.
Para definir los activos y pasivos
El primer paso consiste en que organices las cuentas. Basados en la ecuación fundamental de la contabilidad que dice 'activo es igual a pasivo más capital' (A = P + C). Así es como debes iniciar, separándolos. En la parte superior, van los corrientes (o sea lo qué se transforma en dinero en menos de un año).
Las primeras son efectivo, caja, caja chica, bancos (que son lo disponible inmediato). Le siguen las cuentas, documentos y cualquier otro que se tenga por cobrar. Después se entiende la materia prima o inventario que resta por vender. Se finaliza con todo lo que se ha pagado con antelación o anticipado.
Esto debe arrojar una sumatoria, la cual se complementa con los activos no corrientes (no son dinero y sirven en las operaciones empresariales). Se empieza con propiedad, planta y equipo, cada uno con su respectiva depreciación. Después van los intangibles, junto con la amortización. Al final sumas esto y se obtiene el total de activos no corriente, el cual se adiciona a lo anterior, dando el resultado esperado.
Ahora bien, sigues con el pasivo, este se conforma por deudas a corto plazo (corriente) y a largo (no corriente). Por lo general, son las menores a un año, es con proveedores, terceros, bancos, entre otros. Y las mayores a un año es con hipotecas, obligaciones, grandes préstamos, etc. Al sumar ambos te dará el total del pasivo (un valor diferente al activo), incluso puedes agregar imágenes en el libro del programa.
Para mostrar el capital contable
Por su parte, el capital también se subdivide en dos partes. La primera es superávit de capital, dónde se incluye toda la información referente a las acciones. Además de los descuentos o las primas que hubiere dado lugar. Allí también se suma lo reservado (todas las reservas de la compañía para evitar la quiebra). Se incluye lo donado y revalorizado de su patrimonio.
La segunda división consta únicamente de dos aportes, dónde se suman las ganancias acumuladas no distribuidas. Aunque con ello, se agrega la utilidad o pérdida neta generada luego del cierre de ejercicio económico. Con todo esto, podrás hacer tus hojas de balance general con Excel.