¿Cómo hacer un formulario en Excel para introducir datos? - Paso a paso

Los formularios de Excel son una forma de ingresar datos en nuestras hojas de trabajo y son muy útiles para evitar errores al introducir información. Podemos comparar el formulario de Excel con uno común impreso en papel. Además de tener una sencilla función, puedes agregar hipervínculos a tus tablas si así lo deseas. En este artículo te enseñaremos a cómo crear tu propio formulario de una forma muy sencilla.

¿Cuántos tipos de formularios se pueden hacer en Excel?

Este programa posee objetos especiales llamados controles de formulario, que son los que nos permiten agregar campos de texto, menús y botones de opción. Además, cabe recordar que podemos crear tres tipos distintos de formularios.

1. Plantilla de datos: A través de este modelo puedes mostrar la información del usuario de la fila de la tabla. En el mismo en el que modificas la base de datos e incluso crear un nuevo registro. Excel cuenta con la configuración de información automáticamente para cualquier tabla. Un detalle importante que debes saber sobre el modelo de dato es que si la celda contiene una fórmula, no podrás modificarla. Para ello deberás mostrar el resultado de la operación sin editar.
2. Hoja de cálculo con campos de muestra: Dado que usamos celdas en Excel para ingresar información, podemos pensar en que es una hoja grande como un formulario. De esta manera, si agregamos los controles a nuestra tabla, podemos crear una configuración muy útil para ingresar datos. Por ejemplo, se puede agregar un control de cuadro de lista a nuestra hoja de trabajo para facilitar la selección de elementos.
3. Formulario de un cliente en VBA: Se trata de un cuadro de diálogo que utiliza controles de solicitud de información al usuario. Este tipo de fórmula se produce desde el Editor de Visual Basic y se administran con el código VBA. Una vez que se crea el formulario de usuario, puedes arrastrar y soltar los controles que están disponibles en la caja de herramientas.

De esta forma cuentas con la posibilidad de modificar los formularios en Excel a tu gusto, incluso resaltar celdas en tu tabla. Puesto que estos diferentes estilos nos ahorrarán algunas molestias. Debido a que de esta forma podemos tener cierto grado de control sobre la entrada de datos que otros realizan en nuestras hojas de Excel

¿Qué debo hacer para crear un nuevo formulario en Excel?

Para crear formularios en el programa requieres trabajarlo desde el editor de 'Visual Basic'. En este apartado tienes que seleccionar la opción de menú 'Insertar' y posteriormente presionar 'UserForm'. Una vez hecho esto se mostrará un formulario en blanco. Ahora tienes que seleccionar el menú 'Ver' y que se despliegue el cuadro de herramientas.

El siguiente paso es agregar y dar formato a los controles de contenido. Para ello debes seleccionar el 'Cuadro de herramientas' y dibujarlo sobre el formulario. En el área de control de formato, puedes establecer las propiedades deseadas, como fuente, alineación y color. Para realizar este cambio solo selecciona el control, ya que se mostrará en la ventana de 'Propiedades'.

¿Qué procedimiento debo de seguir para hacer un formulario de usuario en Excel con VBA?

Este tipo de fórmula incluye cuadros de diálogo que solicitan a la persona que proporcione información mediante el uso de controles de formulario. Estas plantillas avanzadas brindan gran flexibilidad y personalización. Sin embargo, crearlas es un poco complicado porque hay que saber sobre programación en código.

Para insertar el formulario de un usuario en el proyecto de VBA. Primero debes ingresar al Editor de Visual Basic (presionando ALT + F11) y luego, en el menú Insertar, haga clic en ‘Formulario de usuario’. Escriba una acción para mostrarlo y agregue un control 'ActiveX' donde podrás modificar las propiedades. En esta opción, por ejemplo, puedes anexar un botón de elección diferente mediante programación para cada letra del alfabeto.

¿Cómo puedo crear unos Macros para ingresar datos de manera automática a mi Excel?

Las Macros son una herramienta muy poderosa a la hora de automatizar tareas repetitivas. Además, tiene un alcance muy amplio, por lo que desarrollar la habilidad de trabajar con esta herramienta incluye capacitación. Puesto que es importante aplicar correctamente los comandos, funciones, procedimientos y sintaxis cuando se trabaja en este entorno.

La Macro en Excel llena los campos de información sin la intervención del usuario para lograr el objetivo. Esta herramienta la puedes encontrar en la pestaña ‘Desarrollador’. Se encuentra oculta de forma predeterminada, por lo que el primer paso consiste en habilitarlo. Para ello puedes ingresar al grupo ‘Código’ en la pestaña ‘Programador’, y hacer clic en ‘Grabar macro’. Una vez hecho esto, escribe un nombre en el cuadro y selecciona ‘Aceptar’ para crearla.

¿De qué manera puedo usar una plantilla para crear formularios de Excel?

Nada mejor que utilizar plantillas de Excel si siempre tenemos que hacer los mismos ejercicios una y otra vez. Estas funcionan como un formato especial que cuando se abre nos muestra un libro nuevo aunque siga siendo el mismo. Es una excelente opción para aquellas personas que siempre tienen que hacer una tarea repetidas veces en el área. De esta manera, no tendrá que tener cuidado de no sobrescribir las versiones antes de crear un nuevo archivo.

Por tanto, este documento, lo alojamos en el formato de plantilla de Excel. Para ello, hacemos clic en el botón ‘Guardar’ y en la lista desplegable de tipos de archivo elegimos la opción ‘Plantilla de Excel’. De este modo podrás utilizar el formato en otros documentos para mantener la contabilidad y orden de tus registros.

¿Cómo acceder a las plantillas nativas de Excel?

Utilizar plantillas en Microsoft Excel es muy sencillo, porque la propia herramienta ya dispone de multitud de modelos prediseñados que podemos utilizar. Además, tienen la opción de edición a nuestro gusto. Para acceder a estas plantillas puedes hacerlo directamente entrando en el programa.

En la App debes dirigirte hacia la pestaña superior izquierda en ‘Archivos’. Una vez que hagas clic, dirígete en el apartado ‘Nuevo’. Una vez aquí, de forma predeterminada, aparecerán las plantillas integradas para Excel. Puedes buscarlas por categoría o por nombre del modelo de tu preferencia según tu interés. Además, tienes la opción de vista previa haciendo clic en él o para verlo más grande. Cuando queremos modificar o seleccionar una plantilla, simplemente elegimos el botón ‘Crear’ que aparece en la miniatura.

¿Dónde encontrar plantillas para descargar y usar en Excel?

Hoy en día seguimos buscando formas de ahorrar tiempo y con Excel, no somos una excepción. Por esta razón, el uso de formularios en nuestro trabajo es cada vez más estandarizado. En este caso, son muchas las plantillas de Excel gratuitas y personalizables que podemos encontrar en Internet. A continuación te explicamos cuáles son los sitios webs donde puedes hallar estas plantillas para facilitar tu trabajo.

Una página en la que visualizas las plantillas, que estén muy bien diseñadas y sean funcionales, se encuentra en el sitio web oficial de Office. En él hay varios formularios prediseñados para cada herramienta que tiene su propio conjunto de funciones. Encontramos modelos ordenados por categoría o evento y ocasión, para que podamos visualizar lo completos que son.

Otra opción que te puede servir de ayuda es el sitio web PlanillaExcel. Esta página se centra en la descarga de plantillas y la enseñanza de cursos. Aquí podemos encontrar modelos sencillos, pero bien organizados, que nos pueden ser de utilidad. Te recomendamos que al buscar en la página lo hagas por categoría en la parte inferior del panel.