¿Cómo enviar archivos adjuntos de Excel en correos masivos? - Muy fácil

La hoja de cálculo de Excel es sin duda el software más popular del mercado para contadores y negocios. La gran cantidad de funciones que posee lo hace el preferido de empresas, instituciones educativas o de salud y de usuarios particulares. Por ello, la importancia de compartir la información y enviar archivos adjuntos de Excel en correos masivos. Pues sabemos, que podemos distribuir documentos pesados a través de Outlook usando OneDrive.

Este uso ha trascendido a diferentes ámbitos como el educativo y el sector salud. Estas instituciones los usan también para el control y registro de la asistencia de personal, la realización de cronogramas, la planificación de actividades y compartir información a todos.

¿De qué manera funciona el correo masivo dentro de Microsoft Excel?

Esta herramienta se ha transformado en una estrategia de marketing muy efectiva. Es útil cuando se quiere contactar a un gran número de destinatarios presentes en tu base de datos. El objetivo es que esos lectores visualicen de forma directa un mensaje con el fin de que hagan una suscripción o una compra.

En otros ámbitos como el educativo, sirve para enviar a una asignación a un grupo grande de alumnos. También es de gran utilidad cuando quiere darse información de la institución a todos los padres o representantes de una escuela. Los diferentes emisores de estos mensajes podrían compartirse en la nube. De esta manera, los interesados accederán a ellos cuando los necesiten.

¿Cómo puedes vincular tu correo electrónico con Excel para el envío de correos electrónicos?

Hay que establecer la diferencia entre mensaje masivo y spam. El primero tiene el consentimiento del destinatario que lo recepciona. Es decir, deben pertenecer a una lista de suscriptores que expresaron su conformidad de recibirlos. El spam o correo no deseado llega a las personas sin ese consentimiento.

Compartir contenido masivo, nos ayuda a ahorrar trabajo y tiempo. En vez de remitir un correo personal a cada uno de tus clientes, redacta uno solo que contenga la información común y pertinente para todos ellos. Pues, también puedes enviar archivos Word, PDF o Excel por WhatsApp, obteniendo mayor rapidez.

Es recomendable entonces que diseñes una dirección que te identifique de forma plena. De preferencia, tu nombre vinculado a tu empresa o institución. Debes usar la opción 'CCOO' para que los demás destinatarios no vean las direcciones de los otros. De esta manera no se filtrará información de modo innecesario.

¿Qué herramientas de Excel puedes usar para enviar correos masivos?

Excel tiene opciones muy versátiles tendentes a alcanzar ese objetivo. La más usual es utilizar una base de datos específicos como nombres, correos, pedidos o saldos.  Con ellos debes realizar una automatización de códigos en el enviado de correos. Lo siguiente es activar la aplicación de Outlook con el fin de que se vincule con Excel. Se deben añadir todas las bibliotecas necesarias para que se puedan compartir los correos masivos por medio de esa plataforma.

Cuando se quiere enviar un archivo pesado por Outlook, corremos el riesgo de recibir un mensaje de error. Es recomendable con el fin de que los correos lleguen con éxito a nuestros destinatarios, que reduzcas el tamaño de las imágenes o compartirlos en la nube para que los interesados accedan a ellos cuando los necesiten.

Tablas referenciadas

Al crear una de ellas, Excel asigna un nombre a la misma y cada encabezado de columna y fila. Esta combinación se llama referencia estructurada y se ajusta al momento que se agregue o quite datos de ellas. Para crear estas tablas debes hacer clic en las celdas donde quieres agregar referencias en vez de escribir su fórmula.

Estas tablas son de gran utilidad para el envío de correos masivos. Pues, cada vez que agregues o elimines la información de un destinatario, se ajustará de forma automática. De esa manera, podrán ser siempre usadas sin hacerles mayores cambios. Todo ello, con la finalidad de lograr enviar archivos adjuntos de Excel en correos masivos.

Usa MACROS

Estos automatismos, existen para resumir una serie de acciones personalizadas. De esta manera, con solo pulsar macros, que es el conjunto de teclas que define tu atajo, Excel se encargará de iniciar todas las acciones que incluiste en tu diseño. En el caso de los correos masivos te ahorra una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. Allí, pues, tendrás siempre a la orden esa herramienta cada vez que necesites enviar esa enorme cantidad de correos.

Crea botones referenciados

Es muy útil hacerlo, ya que, son un gran apoyo al abrir un determinado libro de trabajo. En tal caso, existen diferentes métodos. Puedes producir un botón para abrir cierta hoja con hipervínculo. Con este truco, podrás insertar un rectángulo redondeado. Al dibujarlo puedes formatearlo y agregarle el texto que desees.

Este método lo podrías emplear para pasar los datos de un block de notas a Excel de manera muy sencilla.  Puedes usar también el botón de control de formulario. Con él será posible abrir una hoja en específico. Para esto debes seguir estos pasos:

1. Haz clic en 'developer'.
2. Ubícate en controles forma.
3. Dibuja un botón y en el recuadro de escritura 'asignar macros' escribe un nombre.
4. Haz clic en 'nuevos'.
5. En el cuadro de diálogo Microsoft Visual Basic, pegue el código entre las palabras 'por debajo' y 'end sub'.
6. Guarde esa contraseña y cierre la ventana de MVB.
7. Así obtendrás un botón control para acceder a esa hoja en específico y podrás enviar archivos adjuntos de Excel en correos masivos.