Cómo dividir un archivo Excel en varios en función de una columna
En Excel podemos organizar un montón de información en filas y columnas. También es muy práctico porque puedes organizar varias hojas dentro de un mismo archivo. Sin embargo, puede que te sea necesario dividir un archivo en varios en base a su columna. En este artículo te enseñaremos paso a paso cómo puedes hacerlo.
¿De qué manera puedes obtener Data XL en tu aplicación de Microsoft Excel?
Lo cierto es que para que puedas dividir tu Excel en varios archivos necesitas ayuda externa. Para esto, debes usar un instrumento llamado 'Data XL' que te facilitara este proceso haciéndolo de manera automática. El archivo que instalarás para realizar esta función es muy útil para Microsoft Excel y te permitirá hacer varias opciones de manera rápida.
El archivo que descargues se encuentra en formato zip. Para ello, debes descomprimirlo y realizar la instalación de manera manual. A continuación te explicaremos cómo puedes obtenerlo desde tu ordenador y dónde obtener la aplicación móvil.
Con el aplicativo de PC
Puedes obtener Excel para tu ordenador ingresando a la web Store de Chrome, debes hacer click en 'añadir a Chrome'. O puedes instalarla desde Microsoft Store para windows 10. Si posees esta versión, tendrías que optar sólo por la versión web oficial. De esta forma, podrás usar Excel cómodamente desde tu ordenador y toda la información que necesites en estas hojas de cálculo.
Para realizar modificaciones como dividir un archivo en esta plataforma, es probable que necesites ayuda de una página externa. Puedes descargar Data XL que te servirá de mucha ayuda, además que es muy fácil de descargar y funciona muy bien con Excel.
Si usas la aplicación móvil
La aplicación Excel para tu móvil la puedes encontrar desde App Store para iPhone o en la Play Store para Android de forma gratuita. Desde cada móvil la interfaz será diferente y su uso dependerá de ello. Sin embargo, cuenta con un funcionamiento bastante fácil de manejar. Puedes realizar distintas hojas de cálculo para la situación que necesites.
También puedes aprender cómo convertir un archivo Excel en vCard, para organizar diferentes datos y editar archivos de tarjetas virtuales. Aunque si lo que necesitas es dividir un archivo en otros, lamentablemente la aplicación de 'Data XL' no está disponible para dispositivos móviles. En este caso, solo podrás realizar esta configuración desde el ordenador.
¿Qué debes hacer para instalar Data XL en tu Excel?
Primero debes descargar el archivo desde Excel Dashboard School. Una vez en la página haz click donde dice ‘Download DataXL’, cuando lo hayas descargado notarás que está en formato zip así que debes descomprimir. Una vez hayas hecho esto ingresa a tu cuenta de Excel desde el ordenador y selecciona la opción que dice insertar’. Podrás ver un menú emergente con dos opciones, elige la que dice 'Administrar otros complementos'.
Luego aparecerá otra ventana que dirá algo como 'Administra complementos de Excel', haz clic en el botón 'ir'. Ahora debes dirigirte hacia el botón que dice 'Examinar', de esta forma localiza en qué parte se descomprime el archivo de este programa. Una vez localizado debes hacer click en 'aceptar' y listo. De esta forma tendrás instalado el complemento de Microsoft Excel en tu ordenador.
¿Cuál es el procedimiento para realizar la aplicación de Data XL y dividir tu archivo Excel?
Para que puedas darle utilidad a esta aplicación, deberás dirigirte hacia el archivo que deseas modificar. Debes ir hacia la sección del menú en el apartado de la App de Excel, busca el logo de Data XL y presiona en 'activar'. A continuación dirígete en el apartado de dividir datos y selecciona esa opción. Cuando hayas hecho esto, debes especificar cuál es el número de celdas y columnas que serán modificadas para dividir el archivo que escogiste.
Una vez tengas seleccionado el archivo y la columna que vas a dividir para tener otros igual. Vas a hacer clic donde dice ‘Crear nuevos archivos en ruta especifica' y luego indicar el formato de tu archivo. Por último, cuando haya terminado de cargar, selecciona el apartado ‘dividir ahora’, de esta forma obtendrás los demás archivos de la misma columna de Excel.
Sin duda este es el medio más efectivo que puedes usar para dividir un archivo Excel, además de fácil y práctico. También puede que necesites importar datos de otra aplicación a Excel para evitar transcribir tanta información. Te recomendamos en estos casos que aprendas a proteger el contenido de tus hojas de cálculo para evitar perderlos por error. Puedes verificar cómo hacerlo a continuación:
¿Cómo proteger el contenido de tu hoja de cálculo Excel editado con Data XL?
Para evitar que tu hoja de cálculo sea modificada por error o que otros usuarios muevan o eliminen información de la misma, puedes solucionarlo bloqueando las celdas de la hoja y por último protegiendo el registro con una contraseña. Hacer esto no impedirá que otras personas vean el formato, de hecho hará que determinadas partes no puedan editarse.
De esta forma te evitarás que terceros editen las celdas que hayas bloqueado en la hoja de cálculo. También puedes seleccionar fórmulas y rangos. Para que puedas lograr una mayor protección de tu documento, necesitarás proteger tu contenido de molestas modificaciones accidentales o deliberadas, en esto caso deberás hacer lo siguiente:
Debes dirigirte hacia el archivo que deseas resguardar y seleccionar la pestaña de la hoja de cálculo para proteger. Haz click derecho en cualquier parte de la hoja, y en la pestaña que aparece selecciona ‘protección’ y desactiva donde dice 'bloqueada'. Luego en el apartado 'revisar' elige 'proteger hoja', de esta emergerá una lista donde puedes permitir que elementos los usuarios pueden cambiar.
Si deseas puedes agregar una contraseña para aquellos usuarios que tal vez si pueden hacer ciertas modificaciones. Debes hacer click en 'aceptar' luego volver a escribir la contraseña para confirmar y haga click en ‘aceptar’. También te podría interesar cómo proteger un documento en Word para evitar que otros usuarios hagan modificaciones en esta página, por si tienes más contenido.