¿Cómo realizar una auditoria interna o externa por etapas? - Explicación sencilla

Todas las organizaciones necesitan que se les realice al menos una auditoría durante el año. A fin de detectar posibles problemas o conflictos gestantes dentro de la misma. Pero también que ayuden a aumentar el valor de la organización a sus clientes o usuarios y mejorar en los procesos que se requiera. Para ello se aplican dichas evaluaciones, aquí te indicaremos cuáles son las etapas por las que debe pasar.

¿Cuántas y cuáles etapas tiene una auditoria?

Dependiendo del tipo de auditoría o sistema de control de inventarios que se efectúe, cada una de ellas comprende una serie de etapas por las que deberán acontecer. Así llegar a conclusiones o soluciones factibles para aplicar en la organización. Algunos organismos tienen en su jerarquización  asesores internos, otras, por defecto, contratan a un agente externo.

El consultor (interno o externo) es el que se encarga de efectuar la auditoría de acuerdo a las fases que comprende el proceso. A continuación, te diremos de forma detallada cómo se debe realizar una auditoría según la perspectiva que maneje y así lograr sacar el mayor provecho a ella.

Auditoria Interna

Las auditorías internas empiezan con una fase de preparación. En la que el consejero o grupo de consultores deberá proceder con un análisis general de la organización para familiarizarse con ella y conocerla mejor. Aquí se estudian los objetivos, la misión, visión y departamentos de la empresa para enterarse de su funcionamiento.

Posterior a ello, se debe proceder a planificar la auditoría. Esto quiere decir que se elige en qué áreas específicas se trabajará y cómo se piensa hacer para ello. Es responsabilidad de los consultores informar a su cliente y este último será quién dé el visto bueno para aprobar o no los recursos y la audiencia en sí.

Ahora es necesario que el auditor que lidera el proyecto, asigne a los demás auditores en las áreas correspondientes que se habían destacado para evaluar. Claro está, dichos auditores no deben tener conflictos de intereses ni tampoco estar vinculados con el departamento que se vaya a analizar.

Aquí se inicia la ejecución de la auditoría planificada, en la que cada auditor deberá hacer su trabajo con la mayor objetividad posible. Aquí plantean los métodos o estrategias para recabar la información deseada del sistema de información contable, además de los recursos y otros elementos que se necesiten para llevar a cabo dicha labor.

Todos los auditores, incluyendo al líder, deberán reunirse para debatir las problemáticas detectadas, fallas o errores. Que se puedan destacar en las áreas de investigación que se trabajó. Todo ello con el fin de generar un informe final que le sirva a la directiva de la organización. Con el fin de tomar decisiones más acertadas y mejorar lo que sea necesario dentro de la misma.

Auditoria externa

Las auditorías externas comprenden una serie de pasos que se subdividen, a su vez, en otras pequeñas fracciones. Lo primero que debe hacer el consultor interno es negociar con el responsable de la organización. Ofreciendo sus servicios y conocimiento para la tarea a desarrollar. Al final, pactar mediante una contratación y así iniciar su auditoría.

En segundo lugar, se procede a realizar un diagnóstico, el cual consiste en evaluar o examinar los factores claves de la organización que podrían estar generando algún malestar dentro de la misma. Luego de ello, el consultor deberá presentar dicha información a quien lo contrató.

Cómo tercer paso del proceso, es el momento de elaborar un plan de acción dónde se muestren las posibles soluciones, se evalúen las opciones, se escuche las sugerencias del cliente y se planifique para aplicarse. Después, se procede a ejecutar todo lo previsto en el plan de acción, siendo está la cuarta fase del proceso.

Por último, antes de que el consultor se retire de la organización, deberá presentar un informe de manera detallada. Abarca todas las observaciones e inferencias ha logrado ejecutar de su análisis. También sobre la evaluación del proceso.

Aunque, deberá crear planes para dar seguimiento y retroalimentación al cambio efectuado. Después, puede retirarse (queda abierta la posibilidad de una nueva contratación para otros compromisos).

¿Cuál es la misión que debe buscar toda auditoria?

Las auditorías se producen con el fin de descubrir qué está haciendo la organización que le esté fallando o desmejorando su calidad en la venta de productos o prestación de servicios. Además de que es una herramienta de análisis que facilita la detección de problemas, bajo rendimiento en el personal, desinterés, conflictos internos, saber qué servicios se ofrecen, cómo mejorar las ventas, entre otros detalles.

Por ende, las auditorías tienen de misión ser instrumento idóneo para la recolección de información necesario para efectuar análisis del comportamiento de la organización, ya sea dentro de sí misma o lo que sucede en su entrono. Así que es de gran importancia realizarlas, para que sepas qué tan bien o mal están funcionando las cosas en la entidad.

Papel de un buen auditor

Aquí el consultor es la pieza fundamental, debido a que hace con el mayor éxito posible cualquier tipo de auditoría. Sin consultores, no hay sentido hacer una evaluación. Así que cuando busques uno, debes considerar que sea bueno y para ello, se requiere que sea muy objetivo. Que el auditor posea un conocimiento amplio y vasta capacidad de análisis. También que sea confiable.

Ejemplo de cómo realizar una auditoria correctamente

Si quieres convertirte en un consultor, debes saber realizar las consultorías de la manera más apropiada. Primero aporta valor a la compañía haciendo una breve introducción de lo que sabes y lo que podrías hacer para conseguir ser el consultor.

Después, empiezas a analizar de manera detallada cómo funciona la organización, puedes iniciar desde la parte más alta (gerencia o dirección) hasta los niveles inferiores como el nivel operativo. Cuando detectes problemas o fallas, comunícalas con el gerente y logra plantearle propuestas de cambio que sean razonables, viables y reales. Ejecuta lo acordado en la planificación y mantente en constante evaluación hasta que el cambio se haya generado por completo.