Sistemas de control de inventarios: Qué es, ventajas y desventajas de usarlo

El inventario es considerado como el activo de mayor valor para cualquier empresa, ya que representa la totalidad de sus activos. Por ende, se requiere que la organización cuente con un sistema de administración y control contable de los mismos, a fin de tener mayor rendimiento y productividad. En este sentido, te iremos enseñando cómo elaborar un sistema para que lo apliques en tu compañía.

¿En qué consisten los sistemas de control de inventarios en negocios y proyectos?

Esto son mecanismos que ayudan a las empresas a tener un manejo sobre la mercancía o stock de ella. Dónde podrán saber qué tienen, el lugar en que está y cómo se va distribuyendo a lo largo de la cadena de suministros. Allí radica su importancia, ya que es vital para que todo el proceso productivo no se interrumpa y alcance mayores niveles de producción.

Dichos sistemas, pueden ir desde una estructura simple, hasta algo mucho más complejo. Para su elaboración, se podrá integrar códigos escritos o algunos de barra o QR, hasta imágenes. Todo dependerá de qué tan detallado se quiera llevar y la variedad de elementos en que se dispone.

¿Qué ventajas tiene el uso de sistemas de control de inventarios?

En términos generales, estos poseen la finalidad de coadyuvar con el correcto funcionamiento y administración de los recursos. Por lo que de allí se derivan una serie de beneficios que otorga a la organización que los emplea, incluso de sitio web como ABC Inventory. A continuación, te iremos detallando cuáles son estos aspectos que brindan ventajas para la compañía.

Activar el seguimiento de los productos

Por un lado, se puede mencionar que la gestión de inventarios permite mantener un control sobre toda la mercancía. Esto quiere decir que hace fácil la realización de un seguimiento a las materias para producir. Aquí será posible saber si está ubicada en almacén, sí ha sido llevada a fábrica, sí se encuentra en proceso o si ya es un producto terminado. Todo esto se podrá ejecutar a medida que se cuente con un sistema mucho más eficiente y mejor desarrollado.

Evita todo tipo de robos y fluctuaciones

Otro aspecto importante es que los sistemas de inventarios hacen que vaya quedando registrado y chequeado de manera correcta. Por lo que, así se logra prever cualquier situación contraria de hurtos o robos. Además, que se evita que las cantidades varíen en cada fase de la cadena productiva, por ende, se reducen pérdidas de las mismas.

Buena estimación de posibilidades

Incluso, el poder realizar algún tipo de inferencia o predecir una situación se hace mucho más sencillo con estos sistemas (usando un promedio ponderado). De tal manera, sí se lleva el control de inventarios, es mejor para saber si comprar mayores cantidades o disminuir las compras. En resumen, sería una buena base a fin de estimar las compras de determinados productos, según lo que se venda.

Desventajas de usar los sistemas de control de inventario

Sin embargo, no todo lo que brilla es oro, por lo que un sistema de inventarios, pese a ser muy bueno, también tiene algunas desventajas. Aunque, sí logras saber cuáles son, lo mejor es que las trabajes para aumentar y sean una fortaleza en vez de debilidad. Presta atención a aquellos aspectos que te mencionaremos y podrían pasarte una mala jugada.

Dependencia tecnológica

La principal desventaja que se tiene es que con un sistema de inventarios, se adopta una dependencia hacia la tecnología. Esto surge ya que son sistemas creados para trabajar en ordenadores o dispositivos. Así que, trabaja conectado a grandes cargas de energía y al mismo tiempo a conexiones con acceso a internet.

En caso de haber una avería o falla en alguno de los dos sistemas, el sistema quedaría nulo. No se podría procesar ningún tipo de información y se tendrá esperar hasta que se restablezca el servicio. Además, de que todo se debe manejar de forma digital, así que los talonarios, facturas o documentos palpables no podrían cooperar en nada.

Falta de precisión

Otro punto que vale la pena destacar, es que al tratarse de personas quienes manipulan el sistema, este puede tener errores. Dichas fallas se presentan por la mala transcripción de los datos al registro, dificultades en el dominio de aparatos electrónicos, entre otros. Lo cual, amerita que esto sea una tarea que se someta a auditorías y verificaciones constantes.

Por ende, se requiere de personas con una capacidad mayor para asumir este tipo de responsabilidades en la organización. La idea de esto es a fin de que se evite el fraude y pérdidas significativas que perjudiquen el funcionamiento de la empresa. Así que el propósito es realizar un sistema con mayor grado de precisión y confianza al pasar la información.

¿Cómo puedo armar un sistema de control de inventario en mi negocio?

Son varios los métodos aplicables para diseñar un control de inventarios a tu empresa, puede ser por un programa particular hasta con Excel. Por lo general, se utilizan dos modelos para la valuación de inventarios que son el PEPS y el UEPS.

En base a ello podrías generar un buen sistema que te archive toda esta información en hojas de cálculo. Una forma sencilla es por medio del uso de los Macros de Excel o también con insertar tablas con encabezado y fórmulas. Tú eres quien al final decide la forma de hacerlo o si prefieres contratar un especialista.